‘Know Your Provider’/ Conoce a tu proveedor (ya, ya, ya)

Esta entrada es un reblog de locodelfondo.es, página personal de Óscar Rosa, CEO de Detectys.

Los departamentos de compras, compliance o prevención de blanqueo de capitales cada vez están cogiendo más forma y músculo dentro de las organizaciones. Su objetivo es requerir a los proveedores una serie de documentación y cumplimentar varios formularios para darles de alta como tales, además de analizar sus propuestas. Del mismo modo, estos documentos son solicitados al menos una vez al año con el fin de actualizarlos.

¿Pero qué está ocurriendo? Sucede que los departamentos de compras se basan en esos formularios cumplimentados por el propio proveedor, pero la documentación requerida no es siempre  verificada. En ocasiones da la impresión de que se trata de un “Conoce a tu proveedor (ya, ya, ya)”.

Los departamentos de compras no son independientes, tienen que sentirse conectados con su proveedor; ponerles cara, nombre y apellidos a las personas que van a trabajar para su empresa. Además de tener una reunión con dicho proveedor, dentro de sus acciones debería estar contemplado contar con investigadores privados que realicen un informe sobre él. Hablamos de ese “Know your provider/Conoce a tu proveedor”, que tiene la misma importancia que el “Conoce a tu cliente”.

¿Cuáles son las consecuencias que puede tener un departamento de compras que no consulta previamente la información de su nuevo o habitual proveedor?

Consecuencias de paralización del servicio o productos suministrados. Puede darse el caso de que el proveedor se encuentre en una situación económica complicada; que entre en una fase de impagados, concurso de acreedores o estado similar, y que en algún momento tenga que dejar de suministrar el servicio o producto contratado. ¿Cuánto puede afectar esta situación a una organización? La recomendación es que hay que conocer de manera preventiva a la empresa que va a formar parte de nuestros proveedores. Es imprescindible conocer sus antecedentes empresariales, las personas que forman parte del consejo de administración y el estado de sus sociedades vinculadas.

Consecuencias de una negativa reputación de nuestro proveedor. El informe “Know your provider/Conoce a tu proveedor” tiene un vértice imprescindible: se trata de conocer la reputación que este tiene, ya que en caso desfavorable puede afectar de modo integral a la fama o notoriedad de una organización. Como vimos en el anterior articulo [Conoce a tu cliente (bla, bla, bla)], esto se puede realizar de varias formas: de manera superficial, dentro de una investigación especial del proveedor, o bien mediante la contratación externa de empresas especializadas en fuentes abiertas y en reputación online. La recomendación general, por lo tanto, es que hay que conocer las personas que componen la empresa, así como las empresas satélites que la componen.

Sobre la imagen de nuestros proveedores, es esencial conocer si están incorporados en listas como Papeles de Panamá, Listados internacionales de evasores fiscales Swiss Leaks o listas Falciani, Listados de Bahamas Leaks, Listados internacionales de evasores fiscales Offshore Leaks y Listados de Paradise Papers.

Tan relevante como el importe de la facturación que tendremos con ese proveedor es una visita a las instalaciones es una garantía de confirmación de la dirección de la empresa, del entorno donde está situada, del estado de las dependencias que tiene en su interior y si estos son acordes con el servicio o producto que van a suministrar. ¿Y quién mejor que un detective privado para ejercer este encargo?

Por otra parte, es preciso atender a la documentación que se le solicita, comprobantes de pagos a Hacienda y a Seguridad Social. ¿El departamento de compras o compliance de la empresa la comprueba? La respuesta es que la gran mayoría de las veces no lo hace. Esta puede ser una parte más de la investigación desarrollada por el profesional de la investigación, en un módulo especial de ese informe de “Know your provider/Conoce a tu Proveedor”.

Así, en unos tiempos donde la información es más accesible que nunca, con un mercado variado de profesionales, es importante que también hagamos uso de la frase “Know your provider” y que no se quede en un simple “ya, ya, ya”. 

Autor del artículo
DetectysCOM
Equipo de Comunicación de Detectys

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